行政助理职位描述
什么是行政助理?
行政助理是指在工作场所为行政人员提供高级行政支持的员工, 比如接电话, 安排会议, 管理执行请求, 以及其他办公室工作. 他们也可能监督办公室功能和监督较低级别的办公室员工. 在不同的工作场所,这些员工通常也被称为行政秘书或行政助理. 这个职位需要有优秀的口头表达能力的人, 良好的判断力, 和较强的时间管理能力,以满足最后期限.
行政助理的工作职责
行政助理在各种各样的就业环境中工作, 根据雇主的具体需求和政策,他们的工作职责也有很大差异. 然而, 在一般情况下, 这些工人在工作场所履行许多与秘书相同的日常职能, 私人助理和行政助理, 包括:
- 接电话和留言
- 欢迎所有访客并与他们互动
- 管理日程安排和约会
- 安排会议和其他活动
- 管理邮件/传真通讯
- 管理传统的纸质和/或电子归档系统
- 执行基本的簿记/文书工作
行政助理通常还负责其他行政雇员通常执行的职责之外的工作, 这可能包括:
- 制定和管理公司高管的日常日程安排和日历
- 准备和/或编辑文件,如费用报告,备忘录和发票
- 创建电子表格,管理数据库,准备演示文稿
- 与供应商谈判
- 订购必要办公用品
- 管理公司仓库和/或图书馆
- 管理视频会议、传真通讯和办公设备
- 审核传入文件
- 进行研究
- 培训和/或监督文员
请求的信息
行政助理的常用就业设置
如今,几乎所有行业都聘用行政助理. 大多数人都是在办公室工作. 一些人可能会在家里作为虚拟助理工作. 根据劳工统计局(BLS)职业展望手册, 2016年这些行政专业人员的最大雇主是:
- 保健和社会援助组织
- 州、地方和私立教育机构
- 地方、州和联邦政府
- 专业、民间、资助及宗教组织
行政助理:职业前景
根据劳工统计局的预测, 行政助理职位的数量预计将在2016年至2026年间下降, 使这些职位更具竞争力. 该机构列举了许多可能导致这种下降的因素.
其中最重要的是在许多公司和其他就业环境中如何使用行政助理的转变. 虽然每个行政助理为一个经理或行政人员提供支持曾经是很常见的, 在许多组织中,这种情况已不复存在. 现在越来越多的雇主希望他们为一些更高级别的员工提供支持服务. 这减少了一般工作场所所需的这些行政专业人员的数量. 另外, 越来越多的经理和行政人员承担了曾经由行政助理完成的行政工作, 比如处理自己的日程安排, 通信和通讯, 例如.
出于这些原因, 劳工统计局预计,到2026年,整个就业市场上的行政助理职位数量将下降约17%. 该机构表示, 随着这些职位竞争的加剧, 在该领域受过更多教育的人在获得这些工作方面会做得更好, 因为越来越多的雇主更喜欢雇佣有大学学位的行政助理. 基于调查结果, 成功的一个关键因素是掌握新知识, 有效的工作程序.
值得注意的是,美国劳工统计局职业手册中的就业市场数据仅旨在提供有关职业机会的见解. 这些信息可以帮助读者评估潜在的职业道路, 它不应被解释为工资或职位的保证. 既不是BLS也不是科比 & 斯特拉顿学院可以保证在这个或任何其他领域就业.
如何成为行政助理
获得办公室管理学位是你迈向行政助理职业生涯最好的第一步. 的 布莱恩特大学的办公室管理副学士课程 & 斯垂顿学院 教授在当今技术丰富和要求苛刻的办公环境中茁壮成长所必需的技能. 完成本课程的学生将对现代职场中行政助理的角色有一个透彻的了解, 包括人际关系, 组织, 行政, 沟通技巧, 等. 他们还将接受关于追求这一职业道路至关重要的技术的深入教育, 比如移动技术和设备, 电子通信和虚拟/无线技术, 以及现代公司电话, 电子邮件和信息系统, 云计算系统和办公室管理程序等等. 现代工作场所的动态特性要求有能力进行调整并保持效率.
额外的培训/需求
大多数雇主更喜欢雇佣在相关行业有几年工作经验的求职者. 许多人通过在较低级别的行政工作上工作一段时间来满足这个工作经验要求, 如办公室文员或行政助理等职位, 例如. 在许多就业环境中, 新入职的员工可能还需要完成一段时间的在职培训,以学习新工作场所特有的技能和流程.
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